大家好，本节课我们主要探讨一下实物档案分类整理编目方法：

   课程的主要内容有六个方面，分别是1，2,3,4,5,6.....

 

  首先，我们来讲一下实物档案的概念

“实物档案”是90年代初在档案学界提出的一个相对较新的概念。顾名思义，实物档案即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。

近二十年来，可以说围绕“实物档案”是不是档案这一概念的争论一直存在。但是随着时间的推移，大多数单位对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深，对实物档案的重视程度也逐步地由轻渐重。                   

根据“档案”概念的延伸我们对“实物档案”作了如下定义：

“实物档案”是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。

实物档案的范围我们从两方面来说。

（一）从载体形式来说，实物档案相对文书档案来说的范围更广，形式更加多样，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、字画等等。表现形式也更为具体，给人一种真实感、历史感和空间跨越感；

（二）从内容来说，实物档案也可以分为两部分：一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。

 

具体讲，实物档案包括：

1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、奖品等；

2、公务活动中获赠的纪念品；

3、上级领导、知名人士的题词、字画等；

4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；

5、其它有保存价值的实物。

 

 

实物档案的特点:

主要有4个方面

真实性  指实物档案能够反映事件真实情况。

凭证性  指实物档案能呈现出凭证价值的人或物所拥有的属性，简单的说就是可以当做证明来使用。

历史性  指实物档案是确实在历史上自然产生并归档，能够反映一段时期历史现实。       

形象性   实物档案反映的客观事物直观形象，活灵活现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，而这恰恰也是是纸质载体档案所不能解决和替代的。

实物档案直接反映了单位的发展和各方面工作取得的业绩，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的社会教育功能，是文书档案的重要补充，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

 

 

实物档案作为档案家族成员之一，有着广泛的社会作用。它既有文书档案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。

那么是不是说文物就是档案？档案就是文物呢？

其实文物与实物档案大同小异。大同同在质里，小异异在形上。

先说大同。文物和实物档案本质上都是历史记忆的载体。从二者身上都能窥见历史的面貌。考察一段历史可以从文物中获知,亦能从实物档案里了然。由于它们本质上并无区别,所以文物和实物档案往往混合在一起,博物馆里有档案,档案馆里有文物,都是很正常的事情。

再说小异。说实物档案是文物没有错,说文物是档案则不一定对了。原因是档案在形式上略有小异。首先是档案的来源有点特别,常常是有意而为之。这从档案的“档”字上可以看出来。用木头做的格子叫做“档”。文件材料办完后要备查,往里一放,特意保存起来，就是档案了。文物则不然,往往是不经意间留存下来了。汉代的砖瓦，唐宋的瓶罐，明清的桌椅,一用品耳。侥幸逃过劫难,即成文物。其次是档案官方色彩浓厚,内容大都和公共事务分不开。而文物则信息丰富。社会的，自然的，官方的，民间的无所不包。

最大的区别恐怕是实物档案的地位特殊,关系到了国家和公共事务的大局,需要单独管理吧。

在《档案法》第十二条有这样几句话，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。” 所以具备档案属性的文物可以由各单位自行管理是完全可以的。

 

三、实物档案的整理工作

1、应归档的实物一般应自形成后应及时向本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

2、任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。归档的实物要保持：

   干净、整齐、无破损。

    3、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。

4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。

2、实物档案的整理办法

    1、分类：实物档案应以件为单位进行整理，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类。

2、保管期限：

由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少， 所以一般应作永久或30年保管。

通常在我们市级机关一般省部级(含）以上为永久，市一级以上为30年。

      归档实物可先按物品类型分类，同一类中再按归档时间顺序排列。

如果单位实物档案存量较少，可以不分类，直接编号。

      实物类档案以件为保管单位，按形成时间的先后顺序排列。

      案卷号的编制按混年编大流水号。

      在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度( 形成时间)、编号、保管期限、全宗号。

实物档案标签

 

四、实物档案的编目工作

归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录。

实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度、保管期限、参见号、备注等项目。

 

实物档案案卷目录

    全宗号 66        类目号   6. 1      

 

n    在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等等。

纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称等等。

题词、字画等应具体到个人， 如有需要还应注明该人的职务和单位等等。

备注栏中填写字画、题词的规格等等。

实物档案案卷目录应按类别装订成册，并编制封面。

实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。

 

晋城市档案局

 

    全宗号          类目号

    起止年度

    案卷号

 

五、实物档案的保管工作

1．实物档案做为一个门类的档案，应放入库房或专柜陈列保管。

2．库房内应保持清洁，注意防尘、防光、防霉，控制好库房的温湿度，确保实物档案完好无损。

3．存入锦旗、证书的橱柜，还应注意防虫。

4．存放奖杯、奖牌的橱柜，要特别注意防酸、防潮。

5．对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱柜密闭进行保存。

 1、荣誉性实物的保管

荣誉性实物可编分类目录（卡片式、书本式均可），其条目的著录项目应包括：序号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间。各条目按编号顺序排列、各类间预留一定空白页，以便该荣誉性实物的增加。

为了方便保管与利用，应当将每个荣誉性实物拍摄成照片，再按照片的整理方法组成案卷。有的单位还将荣誉性实物拍成照片后，编辑成画册，印发有关单位，扩大其影响。

 

2.实物档案（奖旗）的存放方法

n（1）去掉竹杆（或木棒）和流苏；

n（2）将奖旗折叠成16K或A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕；

n（3）将奖旗背面（右上角）贴有实物档案小标签的地方露出在面上；

n（4）将折叠好的奖旗装入档案盒中；

n（5）在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的目录号、件号等项目。

 

3、印章的保管

机构撤销或更名后，特别是县改为市等情况，许多印章会失效，这些印章在历史上起过较大的作用，保存起来，仍有很大价值。废旧以后与其他档案一并移交进馆，注明印章起止时间。

 

n旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号

n编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。

4、字画的保管

应归档的字画主要指国内外领导人、名人的题词、绘画作品。

字画一般幅面较大，经裱糊后，将其卷起，放在特制的长盒子中，或用衬纸包住。卷着的字画隔一段时间要展开或挂出一段时间，再放回盒中。有些单位一起将字画挂起，甚至用原件展览，这样会严惩地损坏这些珍贵的字画。

字画目录可直接用传统文书立卷方法中的文书档案案卷目录。其中责任者应写个人，并明确单位及职务，题名项中填字画名称；在备注栏中填写字画的规格。字画也可拍摄成照片，装订成册，以便集中利用。

 

 

实物档案的放置问题

    （1）实物档案（荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品、有关建筑物或产品的模型等）统一分类排序整理编目后，实物档案目录放于单位综合档案室目录柜保管。

    （2）对于有些单位有地方，设置有荣誉陈列室的，实物原件可存放陈列室（既是实物档案室又是荣誉陈列室）。

    （3）对于有些单位有部分荣誉实物（如荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、工艺品，有关建筑物或产品的模型等）需要在单位会议室展挂或在单位公共场所（如大堂、大厅）固定摆放。实物原件可放置在原位置不动，但必须对每件实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜），同时对每件实物进行拍照，编号归档。

    （4）对于有些单位实物太多，无法全部陈列或放置在会议室或大堂的，也可以单独设荣誉录用张贴实物照片的方式在单位公共场所展览，实物原件则收回放在档案室档案柜之中保管。

 

    1、实物档案应按分类号、顺序号上架排列，单独存放。所用装具不应对实物有任何不利影响。

    2、实物档案的保管环境温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，注意做好“九防”等工作，确保印章档案的完整与安全。

    3、定期对实物档案进行检查，发现问题妥善处理。

    4、严格执行实物档案出入库房登记制度，保证实物档案不丢失。

六、实物档案的利用
    1、制定实物档案利用审批制度，档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证实物档案的利用安全。   

2、为确保实物档案的安全，实物档案原则上不予外借。

3、任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用实物档案，违者将追究相应的法律责任。

4、为便于查找利用，档案管理部门除编制相应的检索工具外，还应对实物采用拍照、存储等数字化处理并进行编辑，快速提供利用。

5、做好实物档案的利用登记和利用效果登记。

实物档案移交进馆范围：
    1.本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
    2.本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
    3 .本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
    4 .其它有重要保存利用价值的实物。

 

本节课就上到这里，谢谢大家！