市档案局 靳山牛
2014年5月
大家好，今天，我和大家共同来讨论机关档案室如何编写全宗指南这个话题。国家档案局2012年11月15日发布，2013年1月1日实施的中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》规定了档案全宗指南的编制原则，结构和编写细则。下面依据规范介绍机关档案室如何编写全宗指南。
一、全宗指南的定义：
全宗指南是指以文章叙述的形式，向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位）情况及其所形成档案情况的工具书，也是一种检索工具。
1.1 全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
1.2 全宗号 fonds number
管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
1.3 全宗管理机构 fouds manager
具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
1.4 全宗构成者 fonds constituting unit
形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。
1.5 检索工具 finding aid
用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
二、全宗指南的作用：
2.1 全宗指南可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为领导决策、解决群众切身利益、科学研究和工作查考提供所需档案的线索。
2.2 全宗指南也能够帮助档案人员熟悉档案的内容，更好地开展档案的整理，鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报道等工作，提高科学管理水平。
三、全宗指南的编写要求：
3.1 档案材料经过整理并进行了基本编目和初步鉴定后，才能编写全宗指南。
如果档案材料还处于零散状态，或者还准备加工整理，就不要急于编写指南。因为档案材料分类体系和编目上的变动，都将直接影响指南作用的发挥。
3.2 应以档案材料为主要依据，如果没有档案材料，要找有关人员调查。
编写前，要全面地收集有关全宗历史情况的材料，如历史考证、各种参考资料，才能写好全宗指南。
3.3 编写全宗指南应客观、准确。
材料须切实可靠，涉及的时间、地点、人物、事件都应力求准确；编写全宗指南应真实，要客观地引证材料，尊重历史，实事求是，不加观点，不加评论；编写全宗指南语言要简练，文字表达要清楚、有条理，符合语法、逻辑规范。
四、全宗指南的结构：
全宗指南为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。
五、全宗指南名称
全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
例：
中共晋城市委员会 全宗指南 1985～2005年
b)郭台铭 全宗指南 1996～2005年
5.1 全宗号
照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。
例：c001 中共晋城市委员会（市委办公厅）
5.2 全宗构成者的名称
全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。
例：中共晋城市纪律检查委员会（市纪委）
联合全宗和汇集全宗构成者名称以其联合或汇集的全宗构成者实有名称。
例：晋东南地区煤炭局 晋东南地区煤炭公司
5.2.1 中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明其政权名称限定词。
例：
a）晋城县教育局（民国）
b)陈廷敬（清)
5.2.2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗来源简况中。
例：中共长治地委、中共晋东南地委、中共晋东南核心小组、中共晋东南地委
5.3 起止时间
涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度标识。一般采用公元纪年表示，使用“～”连接起止年份。必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。
例：a）1985～2005
b)光绪三十二年至宣统三年
（1906～1911）
六、全宗来源简况
列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为：
a）全宗构成者形成和职能；
例：温州历史上、没有专门的物价管理机构，市场物价、随行就市。1957年10月，温州专署成立物价委员会，1966年7月停止办公，1979年1月15日恢复温州地区物价委员会。1981年温州地、市合并。同年10月15日成立温州市物价委员会。1983年12撤销，建立温州市物价局，1984年5月成立温州市物价检查所。1984年10月成立温州市价格信息服务公司。11月市物价局设置综合科、工价科、农价科。1985年5月价格信息服务公司并入价格信息科。1991年3月16日，市编制委批文物价局中层科室改称为处室。1991年7月19日市编制委同意建立市工农产品成本调查队。1991年市编制委同意建立温州价格信息中心，暨价格事务所及温州市涉案物品价格认证中心合署办公，1992年10月7日编制委同意设立非商品收费管理处。
B）全宗构成者所有曾用名称；
c）全宗管理机构和全宗档案数量；
d）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
七、档案内容与成份介绍
7.1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括:
a）反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
强化对全市物价总水平监测调控职能，加强对关系国计民生和垄断型的重要商品价格管理，加强对行政事业性收费，重要的经营性收费和垄断性服务收费，及房地产价格的管理和监督，维护正常的价格竞争秩序，加强对市场价格的信息调研及变动趋势的监测预警，并通过吞吐储备和调节基金的手段、平仰重要商品的价格波动。
综合方面：国务院、省府、省局、省各厅及市府有关价格方面的通知文件，本局年度工作计划和工作总结，会议纪要、简报等。
人事组织方面：有关机构编制、职工调动培训、干部任免、转干、职称评定、聘任、干部出国考察审核、调资、人员精简、启用印章等。
业务方面：有关工业消费品、房地产、农副产品价格调整通知、非商品收费标准调整通知、物价检查、成本调查等。关于药品、煤、石油、水电、化肥、钢铁等价格问题的报告、批复、通知等。
b）反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
例：晋城市住建局、市园林局、市外事办形成创建国际花园城市的档案要体现出来
c）具有重要历史价值和地方特色的档案。
例：反映晋城冶炼业、煤炭开采业发展历史的档案
d）涉及具有全国和国际意义知名人物的档案
例：我市著名人士郭台铭、范守善。
e）室藏年代久远和特殊载体的档案。
例：市直党政机关、企事业单位获得的省、部级以上荣誉称号的奖牌等实物档案。
7.2 档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
7.2.1 以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
7.2.2以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
7.2.3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
文书档案内容与成份介绍：
本局文书档案来源：上级文件主要来源于××省局、××省政府、国家××局有关相关工作的文件材料；本机关文件主要来源于本单位在执行国家相关法律法规、政策规定和开展业务过程中形成的文件材料，这是本局文件最主要的来源，也是最重要的文件；同级文件主要来源于平行机关需要办理（无需办理的不归档）的文件；下级文件主要来源于所辖县局机构的文件材料。
文书档案主要内容：本局自成立以来，上级业务主管部门和本单位及下属县局在工作活动中形成的机构设置、人员编制、干部任免、劳保福利、党群管理、行政管理、专门业务等方面的文件材料。
会计档案、基建档案、设备档案、实物档案、声像档案等分别一一介绍。
7.3 需要专门说明的档案按下列方法介绍：
a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间
b.列出该档案文件的检索要素。
c.对其档案文件内容单独介绍。
7.4 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：
a.引用原文有助于阐述文件的内容实质。
b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
7.5 与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。
7.6 人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：
a.个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。
b.履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的的文件名称和特点。
c.财产状况与经济活动材料的名称和特点。
d.家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。
e.图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。
7.7 未开放的档案，注明档案数量和使用范围。
7.8 涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。
7.9 非纸质档案应简介其种类，特色和数量。
八、检索查阅注意事项
8.1 检索注意事项
包括以下内容：
a)可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；
例：主要介绍室藏档案检索工具的配置情况。
为发挥档案作用，方便查找和利用，按检索工具编制的要求，分别编制了《案卷目录》、《归档文件目录》、《会计档案目录》、《基建档案目录》、《声像档案目录》、《电子档案目录》、《干部任免专题目录》和《荣誉档案专题目录》等多种检索工具。
另外，编有组织机构沿革、大事记等参考资料，建立了全宗卷。
b)机读目录、手工检索工具条目的数量；
c)纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；
d)纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；
e)非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。
8.2 查阅注意事项
包括以下内容：
a)档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；
b)档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。
例：主要介绍室藏档案的分类方法、类目设置情况、立卷（整理）形式、排列编号方法等。
（1）档案分类方法：
例：本局文书档案采用年度——组织机构——保管期限分类法，分为办公室、业务科、法制科、人事科等5个机构（随着内设机构的增加或合并，机构会相应增加或减少），保管期限分为永久、长期和短期三种。
其他门类档案一一介绍。
（2）组卷（整理）方法：
例：文书档案按照《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》，以卷件为单位整理。
其他门类档案一一介绍。
（3）立卷（整理）形式：
例：本局采取文书档案由档案室负责立卷（整理），业务档案由业务部门负责立卷（整理），会计档案由会计部门负责立卷，声像档案由宣传部门负责整理等。
（4）组卷（整理）原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
（5）案卷（或件）排列及编号方法：
案卷（或件）的排列及编号方法应与本局室藏档案分类方案一致。
c)档案的利用价值以及鉴定的情况；
主要介绍室藏档案的利用价值。室藏档案有重要价值的要重点介绍。
另外要介绍室藏档案的鉴定销毁情况。到期的档案是哪个门类的、哪年的、哪个保管期限的、有多少卷、已保存时间、鉴定及其销毁情况等。
d)划分的保管期限种类以及各类保管的数量；
主要介绍档案的起至年代、门类和数量：
例：本全宗自××年到××年共形成各类档案×××卷，其中：
（1）文书档案共多少卷，其中永久多少卷，长期多少卷，短期多少卷。
（2）会计档案共多少卷，其中凭证多少卷，25年账簿多少卷，15年账簿多少卷，永久报表多少卷，5年报表多少卷
（3）声像档案共多少册（盘），其中照片多少册，录音带多少盘，录像带多少盘，电子档案多少盘（光盘）。
（4）业务档案共多少卷，其中永久多少卷，长期多少卷，短期多少卷。
e)档案内容向社会开放的情况；
f)本全宗指南完成时间和编制者的情况；
g)其它有关问题的说明。
附件：全宗指南（样式）。
以上是我对做好机关档案室编写《全宗指南》工作的粗浅认识，不对的地方请大家批评指正。